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メールやチャットに埋もれない!吉丸の大量タスク管理術


  • 1件のタスク
  • 10件のタスク
  • 100件のタスク

では管理方法が全く違います。少ない時に通用したやり方も、大量になると通用しなくなります。この記事は大量のタスク管理を必要とする人向けです。弊社内だとディレクター以上。社内向けではあるのですが、隠す必要もないので公開します。

※基本は社内向けなので、先生目線の文章になっていますがご了承ください。

01_メールやチャットに依存しない

  • 仕事とは「成果を上げること」です。
  • メールやチャットへの返信に追われ、気付いたら「やるべきことがやれていない」ことはありませんか?
  • メールやチャットが気になって「ついつい見ちゃう」というのは、仕事ではなく依存です。
    ※チャットは、依存性のあるツールなので、それを理解した上で活用しましょう。
  • 本当に緊急の用事は相手も必ず電話なりしてきます。

02_ロックした時間は他のことをしない

  • 成果を出すために、やるべきタスクがあります。
  • そのタスクをやると決めた時間は予めロックしておきましょう。
  • ロックした時間はそのタスク以外の作業は行いません。
  • もちろんその時間はメールもチャットもチェックしません。

03_未読をためない

  • 現代のビジネスパーソンのメールやチャットは油断しているとすぐに何十件、何百件の未読メッセージがたまります。
  • メールやチャットを常に見る必要はないですが、チェックする時は未読をためずに、サラッとでもいいので一旦全てみましょう。
  • 未読を貯めるのは精神衛生上よくないと思っているからです。不安が募ります。不安が明確に具体化された「危機感」を持つことは構いませんが「漠然とした不安」は持たない方が良いです。
  • 現代のビジネスシーンは動きが早いです。実態把握→論点→仮設→実行を繰り返すしかないのですが、未読を貯めると実態把握が遅れるので、論点設定を間違う可能性が増えます。そうなると仮設と実行も間違う可能性が高まってしまいます。

04_その場ですぐに処理せず、いつやるかを判断する

  • 大量のタスクをその場で全部対応しようとすると、頭のメモリがいっぱいになって、脳がパニック状態になります。
  • パニック状態になると本来持っているものの50%も力が発揮できません。
  • まずは、全てさらっと見て1個ずつ「いつやるか」を判断するだけにしましょう。

05_すぐ対応するものは緊急度が高いもの・簡単なもの

  • すぐに対応するものは私の場合2種類です。
  • 緊急度が高いもの。
  • 簡単に処理できるものです。
  • その場ですぐに対応すればそもそもタスクを管理する必要がありません。

06_すぐ対応しないものはGoogleカレンダーで予定に追加し、依頼した人にはいつやるかをすぐに返信

  • すぐに対応しないものは、いつやるかを決めGoogleカレンダーに、登録しておきます。
  • 私はカレンダーに、そのタスクを対応するのに必要なリンクや情報をできる限り全て入れるようにしています。後々情報を探すのが面倒だからです。
  • そのタスクが人に依頼されたものであれば、依頼した人にも「いつやるか」をすぐに返信しておきます。
  • その場でやらないタスクでも返信だけはすぐにしておきましょう。
  • 返信も時間をかけないようにします。
  • 内容は簡単に把握できるが、対応には時間がかかるものは、「いつ・何を対応するか」をサクッと返信します。
  • 内容把握に時間がかかりそうなのでしっかりは見れていないが、優先度は恐らく高くなさそうなものであれば、「いついつに確認して対応します」と返信しておけば十分です。
  • 内容を把握した上で更に時間がかかりそうであれば、事前に伝えた期日について修正し「いつ・何を対応するか」を改めて連絡します。

07_Googleカレンダーでタスク管理をすることで物理的な時間との整合性が取れる

  • どれだけ気合いややる気があっても、やれないものはやれないのです。
  • 例えば手持ち時間が1時間しかないのに、100個のタスクをやろうとしても無理です。
  • メモ帳などを使ったタスク管理だと大げさですが上記の様な「1時間しかないのに100個のタスク」みたいな状況が生まれやすいです。仕事量が少なければこのやり方でもいいのですが、大量になると時間との整合性を取ることが重要です。
  • Googleカレンダーでタスク管理しておくと、自分の手持ち時間とタスクの関係が良く見えます。「これは無理なスケジュールだ」と把握できれば事前に調整しましょう。

08_管理者向け:部下のタスク確認もGoogleカレンダーにチェックの予定を入れておく

  • これは管理者向けですが、同様に部下のタスクについて、投げっぱなしでは上手くいきません。
  • 放っておいても相手からもれなく報告が来るようになるまでは確認が必要です。
  • 同じくGoogleカレンダーで、チェック項目を箇条書きで登録しておくことをおすすめします。